Lotta Infos & Hilfe

In der Regel müssen die Administratoren eines Lotta am Beginn eines Schuljahres einige Einstellungen ändern, damit das System das gesamte neue Schuljahr für alle Nutzer reibungslos funktioniert. Die Notwendigkeit ergibt sich schon aus dem Umstand, dass es Abschlussklassen, -kurse oder Kollegen gibt, die die Schule verlassen. Die meisten Schüler werden die Klassenstufe wechseln und Pädagogen bekommen z.T. neue Klassen, die sie unterrichten werden. Nicht zu vergessen die Eltern, welche zu einem SchülerIn gehören.

In dem Zusammenhang hat Lotta viele Möglichkeiten das System für ein neues Schuljahr anzupassen:

EINSCHREIBESCHLÜSSEL ÄNDERN:

Hier hat Lotta seine Stärke, die die Arbeit mit dem System sehr komfortabel macht. Ändern Sie am Beginn eines neuen Schuljahres die EINSCHREIBESCHLÜSSEL bestehender Gruppen und geben Sie die NEUEN EINSCHREIBESCHLÜSSEL intern an alle Nutzer weiter.

Hinweise:

• Jeder Nutzer trägt einmalig am Beginn eines Schuljahres seine Einschreibeschlüssel in seinem Profil ein. Nach dem Neuladen der Homepage werden alle Kategorien und Beiträge sichtbar, die für seine Gruppen freigeschaltet wurden. Einschreibeschlüssel eintippen und Enter drücken (der Schlüssel wird geloggt). Anschließend auf "SPEICHERN" drücken.
• Bei dieser Methode bleiben die Chatverläufe und Chatkanäle der Gruppen erhalten.

BEITRÄGE LÖSCHEN:

Das ist mit Lotta kein Problem. Man öffnet einen Beitrag, klickt aus den "Stift" und wechselt in den Bearbeitungsmodus. Am unteren Ende ist ein Button "Beitrag löschen". Mit einem Klick wird der Beitrag gelöscht, nachdem man die Nachfrage des Systems bestätigt hat.

Hinweis: Verlinkte Dateien wie Arbeitsblätter (PDF- oder Word-Dateien) oder Videos werden nicht gelöscht. Sie befinden sich weiterhin in den privaten Ordnern des Autors eines Beitrags.

BEITRÄGE VERSCHIEBEN:

Man öffnet einen Beitrag, klickt auf den "Stift" und wechselt in den Bearbeitungsmodus. Nun wählt man eine neue Kategorie aus, an die ein Beitrag angehängt werden soll.

Hinweise: Der Beitrag kann weiterhin vom Autor bearbeitet werden. Gegebenenfalls muss der Beitrag umbenannt werden. Es ist zu prüfen, ob die neue Kategorie auch vom Nutzer eingesehen werden kann (08 Sichtbarkeit von Kategorien).

GRUPPEN UMBENENNEN:

Das Umbenennen von Gruppen ist problemlos möglich und macht in einigen Fällen Sinn. Zum Beispiel in der Sekundarstufe II. Beiträge und Gruppenchats für Klassen und/oder Kurse können über zwei oder auch drei Jahre geführt werden. Der Wechsel von Klasse 11 in Klasse 12 wird durch das Umbenennen der Gruppe vollzogen.

Hinweise: Durch die Änderung eines Gruppennamen bleiben Beiträge für diese Gruppe sichtbar. In der Regel werden die betreffenden Beiträge an eine neue Kategorie angehängt. Hier ist zu prüfen, ob die Kategorie für diese Gruppe sichtbar ist.

GRUPPEN LÖSCHEN:

Das Löschen von Gruppen ist mit Lotta sehr einfach doch ACHTUNG: Alle Beiträge und Kategorien, die ausschließlich für diese Gruppe freigegeben wurden, sind auf Ihrer Homepage nicht mehr zu sehen. Alle Chatverläufe und Chatkanäle der Gruppe werden gelöscht.

Hinweise:

• Das Löschen von Gruppen ist mit Vorsicht durchzuführen, denn die Sichtbarkeit von Beiträgen und Kategorien ist für Gruppen definiert. Vermeiden Sie das Löschen von bestehenden Gruppen weitestgehend durch eine kluge Gruppenstruktur (vgl. 06 Gruppen, Einschreibeschlüssel & Sichtbarkeit).
• Sind Sie sich nicht sicher, welche Folgen das Löschen eine Gruppe haben könnte, schauen Sie sich die Beiträge 07 Sichtbarkeit von Beiträgen und 08 Sichtbarkeit von Kategorien an.

Für das folgende Beispiel liegt eine Gruppenstruktur vor, die am Ende des Schuljahres überarbeitet werden muss. Die Umstellung auf ein neues Schuljahr erfolgt in mehreren Schritten, ist zeitlich gestaffelt und wird am Ende eines Schuljahres für alle Nutzer in einem Beitrag transparent veröffentlicht. Die Gruppenstruktur für unser Beispiel finden Sie hier.

Schritt 1:

Alle Beiträge, die ausschließlich für Gruppen freigegeben wurden, die die Schule verlassen, werden gelöscht.

Hinweise & Konsequenzen:

• Nennen Sie einen Termin 1.
• Fordern Sie die Autoren der Beiträge auf, diese ggf. selbst zu löschen. Es erspart den Administratoren Arbeit.
• Fordern Sie alle Nutzer auf, Dateien aus ihren persönlichen Ordnern zu löschen, um Speicherplatz zu schaffen.



Schritt 2:

Alle Gruppen, die die Schule verlassen, werden gelöscht.

Hinweise & Konsequenzen:

• Alle Chatkanäle der Gruppen werden gelöscht.
• Kategorien (Menüpunkte), die Nutzer dieser Gruppen sehen konnten, sind für die Nutzer unsichtbar.

Schritt 3:

Alle Beiträge der Kategorien Material werden gelöscht.

In unserem Beispiel wird die Kategorie "Material" für das Tagesgeschäft genutzt. Hier haben alle Lehrer und Klassen ihre Beiträge für die einzelnen Fächer. Das gesamte Schuljahr werden diese Beiträge ständig angepasst, verändert, überarbeitet und dienen als E-Learning-Plattform, die selbständig von den Lehrern geführt werden.

In unserem Beispiel sind die Subkategorien "ERSTKLÄSSLER", "ZWEITKLÄSSLER" usw. ohne Beiträge.

Hinweise & Konsequenzen:

• Die Subkategorien der Kategorie "Material" haben keine Beiträge mehr (siehe Arbeitsblatt).
• Ab dem ersten Schultag können hier neue Beiträge erstellt werden (Tagesgeschäft für Klassen und Kurse).
• Kommunizieren Sie Termine für das Löschen und das Erstellen von neuen Beiträgen.

Schritt 4:

Die Gruppen "Klassen" und "Klassenstufen" werden gelöscht.

Hinweise & Konsequenzen:

• Nennen Sie einen Termin (optimal ist ein Termin kurz vor Beginn des neuen Schuljahres).
• Alle Chatkanäle der Gruppen und Klassenstufen werden gelöscht.
• Kategorien (Menüpunkte), die Nutzer dieser Gruppen sehen konnten, sind für die Nutzer unsichtbar.

Schritt 5:

Neue Gruppen und Einschreibeschlüssel werden in Lotta definiert (angelegt)

Hinweise & Konsequenzen:

• Nennen Sie einen Termin (optimal ist ein Termin kurz vor Beginn des neuen Schuljahres).
• Gruppen für Klassen, Klassenstufen werden angelegt und neue Einschreibeschlüssel definiert.
• Die Einschreibeschlüssel der Gruppen LEHRER, SCHÜLER und ELTERN werden gelöscht und neu vergeben (Achtung: Nicht die Gruppe löschen). Somit sehen z.B. ehemalige Kollegen nur noch die öffentliche Seite Ihrer Homepage. Durch die neuen Einschreibeschlüssel ist des Zugang zu Inhalten Ihrer Homepage beschränkt.

Schritt 6:

Die Sichtbarkeit der betroffenen Kategorien wird für die neu definierten Gruppen eingestellt.

Hinweise & Konsequenzen:

• Nennen Sie einen Termin (optimal ist ein Termin kurz vor Beginn des neuen Schuljahres).
• Durch das Löschen von Gruppen und das Erstellen von neuen Gruppen ist es wichtig in den Kategorien die Sichtbarkeit für die neuen Gruppen einzustellen.